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Funcionário sem registro: quais são os riscos e como regularizar

Por Emílio Jucinsky, diretor do escritório Jucinsky & Caliari Advogados.

Quase nunca começa com a decisão de “não registrar”. Começa com um pico de movimento, um conhecido que precisava de trabalho, um período de teste para ver se a pessoa se adapta, ou o próprio funcionário pedindo para receber “por fora” porque não quer perder um benefício. A ideia é sempre resolver depois. Os meses passam, a pessoa vira parte da equipe e o registro fica para um momento que não chega.

Quando o assunto volta, costuma voltar de um jeito desconfortável: uma ação trabalhista pedindo o reconhecimento do vínculo, uma visita da fiscalização, um acidente no horário de trabalho ou uma briga que transforma o colaborador de confiança em reclamante. É nessa hora que o empresário chega ao escritório com a pergunta que dá nome a este artigo.

A boa notícia é que a situação tem conserto, e o conserto feito por iniciativa da empresa custa bem menos do que o conserto imposto por um auto de infração ou por uma sentença. Abaixo explico o que a lei exige, quais são os riscos reais (e quais são exagerados), e o passo a passo para regularizar quem ainda trabalha com você e para resolver o passado de quem já saiu.

Direto ao ponto: quem trabalha para a empresa com pessoalidade, de forma não eventual, mediante salário e sob as ordens dela é empregado (art. 3º da CLT), com ou sem carteira assinada. O registro é obrigatório desde o primeiro dia, inclusive no contrato de experiência: os dados mínimos vão ao eSocial até o dia anterior ao início do trabalho, e a anotação na carteira digital tem prazo de 5 dias úteis (art. 29 da CLT). Sem registro, a empresa fica sujeita a multa administrativa de R$ 3.000 por empregado (R$ 800 para micro e pequena empresa), sem a “segunda chance” da dupla visita (art. 47 da CLT), e, numa ação, paga com correção tudo o que deixou de pagar nos últimos cinco anos, além de FGTS com 40% e multas. A saída mais barata é regularizar por conta própria: registrar com a data real de admissão, recolher o FGTS e as contribuições em atraso e acertar férias e décimo terceiro.

Quando a pessoa é empregada, mesmo sem carteira assinada

No Direito do Trabalho, a carteira não cria o emprego. Ela apenas registra uma relação que já existe. Quem define se existe emprego é o art. 3º da CLT: empregado é a pessoa física que presta serviços de natureza não eventual a um empregador, sob a dependência dele e mediante salário. Juntando com o art. 2º, a análise se resume a quatro perguntas sobre a rotina real:

Pessoalidade: é aquela pessoa, e não qualquer outra, que precisa vir trabalhar?
Não eventualidade: o trabalho se repete e faz parte do funcionamento normal do negócio?
Onerosidade: existe pagamento pelo trabalho, em dinheiro ou em utilidades?
Subordinação: a empresa define horário, tarefas, forma de executar e cobra resultado como chefe?

Se as quatro respostas forem “sim”, existe vínculo de emprego, e o fato de a carteira estar em branco não muda isso. O art. 9º da CLT considera nulos os atos praticados para desvirtuar ou impedir a aplicação da lei trabalhista. Por isso um recibo de “ajuda de custo”, um contrato de “prestação de serviços” assinado por uma pessoa que trabalha como qualquer outro funcionário ou uma declaração de que o trabalhador “não quer registro” não protegem a empresa. O juiz olha para o dia a dia.

A obrigação de registrar está no art. 41 da CLT, que exige o registro de todos os trabalhadores em livro, ficha ou sistema eletrônico. Hoje esse registro é feito pelo eSocial. Pela Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 (art. 13), que desde janeiro de 2026 reúne as regras do registro eletrônico, os dados mínimos da admissão (CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula, categoria, natureza da atividade, código da CBO, salário contratual e tipo de contrato) precisam ser enviados até o dia anterior ao início das atividades, e o restante pode ser completado até o dia 15 do mês seguinte. A anotação na Carteira de Trabalho Digital, que nasce dessas informações, tem prazo de 5 dias úteis a partir da admissão (art. 29 da CLT, na redação da Lei 13.874/2019).

Os mitos que mais levam empresas a deixar de registrar

Na prática, quase ninguém deixa de registrar por má-fé. Deixa por causa de uma ideia errada que circula entre empresários. As mais comuns:

“Durante a experiência não precisa registrar”

Precisa. O contrato de experiência é um contrato de trabalho por prazo determinado (art. 443, § 2º, “c”, da CLT), limitado a 90 dias (art. 445, parágrafo único). Ele serve justamente para a empresa avaliar o funcionário com segurança, e só oferece essa segurança se estiver registrado desde o primeiro dia. O “teste” sem registro não é experiência: é emprego informal.

“Ele mesmo pediu para não assinar a carteira”

O pedido do trabalhador não afasta a obrigação. Direitos trabalhistas como FGTS, férias e décimo terceiro não podem ser renunciados por acordo individual, e a responsabilidade pelo registro é do empregador. Quando o vínculo é discutido na Justiça, esse pedido raramente aparece por escrito, e mesmo quando aparece não tem valor para afastar o registro.

“É só meio período” ou “são poucos dias por semana”

Jornada curta não significa trabalho eventual. Uma pessoa que vem às segundas, quartas e sextas, toda semana, no horário que a empresa definiu, preenche o requisito da não eventualidade. O contrato a tempo parcial existe na CLT (art. 58-A) e deve ser registrado como qualquer outro.

“Ele abriu um MEI e emite nota”

O CNPJ do trabalhador não transforma a relação em prestação de serviços. Se a rotina tem horário, chefe, exclusividade de fato e cobrança como funcionário, o vínculo pode ser reconhecido e o contrato com o MEI declarado nulo. Explicamos esse risco em detalhe no artigo Funcionário contratado como PJ pode pedir vínculo?

“É parente, é da família”

Parentesco não impede o vínculo de emprego. O que importa é se existe trabalho subordinado e remunerado. Filho, sobrinho ou cunhado que trabalha no balcão com horário e salário é empregado como os demais.

Os riscos reais, um por um

Os riscos existem, mas convém separar o que é concreto do que é folclore. Saber exatamente onde está a exposição é o que permite decidir com calma.

1. Fiscalização do trabalho

Manter empregado sem registro gera multa de R$ 3.000 por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência (art. 47 da CLT, com a redação da Reforma Trabalhista). Para microempresa e empresa de pequeno porte, o valor final é de R$ 800 por empregado. O detalhe que mais surpreende: essa infração é exceção ao critério da dupla visita (art. 47, § 2º). Em outras palavras, o auditor-fiscal não precisa orientar primeiro e voltar depois; ele pode autuar na primeira visita.

A falta de anotação na carteira dentro do prazo também é infração própria, com multa de R$ 3.000 por empregado prejudicado (R$ 800 para ME e EPP), igualmente fora da dupla visita (art. 29-A da CLT, incluído pela Lei 14.438/2022). E a ausência dos demais dados de registro exigidos pelo parágrafo único do art. 41 pode gerar multa de R$ 600 por empregado (art. 47-A).

2. Ação trabalhista

Aqui está, quase sempre, o maior valor. Reconhecido o vínculo, a empresa é condenada a anotar a carteira com a data real de admissão e a pagar tudo o que teria pago se o contrato fosse formal desde o início:

férias com o terço constitucional e décimo terceiro salário de todo o período;
depósitos de FGTS de todos os meses, mais a indenização de 40% se a saída foi sem justa causa;
aviso prévio e demais verbas rescisórias;
diferenças de piso salarial da categoria, se o valor pago estava abaixo da convenção coletiva;
horas extras, quando não havia controle de jornada que comprovasse o contrário;
a multa do art. 477, § 8º, da CLT, equivalente a um salário, pelo atraso das verbas rescisórias. A Súmula 462 do TST, reafirmada em 2025 como tese vinculante no Tema 168 dos recursos repetitivos, afirma que o fato de o vínculo só ter sido reconhecido em juízo não afasta essa multa;
a multa de 50% do art. 467 da CLT sobre as verbas rescisórias que forem incontroversas e não forem pagas na primeira audiência.

Existe um limite no tempo. As verbas prescrevem em cinco anos, e o trabalhador tem até dois anos depois do fim do contrato para entrar com a ação (art. 7º, XXIX, da Constituição e art. 11 da CLT). O mesmo prazo de cinco anos vale hoje para o FGTS, desde que o STF julgou o Tema 608 (ARE 709.212) e o TST ajustou a Súmula 362. Mas atenção: o pedido para anotar a carteira para fins de prova junto ao INSS não prescreve (art. 11, § 1º, da CLT). O trabalhador pode buscar o reconhecimento do tempo de serviço mesmo depois que as verbas prescreveram.

3. INSS e Receita Federal

Todo salário pago gera contribuição previdenciária, do empregado e da empresa. Sem registro, essas contribuições não foram recolhidas. Quando há condenação na Justiça do Trabalho, o próprio juiz executa as contribuições sobre os valores da condenação (art. 114, VIII, da Constituição e Súmula Vinculante 53 do STF). As contribuições sobre o período em que o salário foi pago “por fora” podem ser cobradas pela Receita Federal em autuação própria, e nesse caso a multa de ofício parte de 75% do valor devido (art. 44 da Lei 9.430/1996), além dos juros. Quando a própria empresa declara e recolhe em atraso, antes de qualquer fiscalização, paga juros e multa de mora limitada a 20% (art. 61 da mesma lei), uma diferença que costuma pesar na decisão de regularizar.

4. Acidente com empregado sem registro

É o cenário que mais preocupa, porque não escolhe hora. O acidente com um empregado informal continua sendo acidente de trabalho. A empresa precisa emitir a CAT, e o vínculo pode ser reconhecido para fins previdenciários. Se ficar demonstrada a culpa da empresa, ela responde pela indenização, e a falta de registro costuma vir junto com falta de treinamento, de equipamento de proteção entregue com recibo e de exame admissional, o que enfraquece a defesa. Ter o registro em dia, com os exames e treinamentos documentados, é o que dá à empresa condição de discutir a responsabilidade em pé de igualdade.

5. A esfera penal

O Código Penal pune com reclusão de dois a seis anos, e multa, quem omite, na carteira de trabalho ou em documento destinado à Previdência, o nome do segurado, a remuneração ou a vigência do contrato de trabalho (art. 297, § 4º, incluído pela Lei 9.983/2000). Não é o desfecho comum de uma situação de informalidade, e a regularização reduz muito esse risco, mas ele existe e é mais um motivo para não empurrar o problema.

6. Dano moral não é automático

Aqui está um dos exageros. Muita gente acredita que a falta de registro gera, sozinha, indenização por dano moral. O TST resolveu a questão em tese vinculante: no Tema 60 dos recursos de revista repetitivos (RRAg 0020084-82.2022.5.04.0141, Tribunal Pleno, julgado em 24/02/2025), fixou que a ausência de anotação na carteira não caracteriza dano moral presumido. Para haver indenização, o trabalhador precisa comprovar constrangimento ou prejuízo concreto. Para o TST, a falta de anotação, sozinha, não presume ofensa à personalidade do trabalhador: é preciso provar o constrangimento ou o prejuízo imaterial, como exigem os arts. 186 e 927 do Código Civil.

Regularizar agora ou esperar: o que muda para a empresa

Ponto	Empresa que regulariza por iniciativa própria	Empresa que espera a fiscalização ou a ação
Multa do art. 47 da CLT	Evitada para o período regularizado antes da visita	R$ 3.000 por empregado (R$ 800 para ME e EPP), sem dupla visita
Contribuições ao INSS	Recolhidas com juros e multa de mora de até 20%	Autuação com multa de ofício a partir de 75%
FGTS	Depositado em atraso com os acréscimos legais	Depositado ou pago na ação, com correção, juros e possível multa de 40%
Férias e 13º	Pagos no próprio contrato, sem multa	Pagos com correção, juros e honorários de sucumbência
Multas dos arts. 467 e 477	Não se aplicam se a rescisão for paga em dia	Podem ser somadas à condenação
Relação com o funcionário	Preservada, com o empregado protegido	Desgastada, com o empregado como reclamante

Como regularizar quem ainda trabalha na empresa

O caminho é organizado e, com apoio do contador e de um advogado trabalhista, costuma ser resolvido em poucas semanas. Em linhas gerais:

Levante a data real de início e o salário real. Mensagens, comprovantes de Pix e de transferência e escalas mostram quando a pessoa começou e quanto recebia. Registrar com data posterior à verdadeira só troca um problema por outro, porque o trabalhador pode provar o início real e a anotação falsa agrava a situação.
Faça o registro no eSocial com a data de admissão verdadeira. O sistema aceita o envio fora do prazo. A Carteira de Trabalho Digital passa a mostrar o vínculo desde o início.
Recolha o FGTS dos meses em aberto. O depósito é feito pelo FGTS Digital, com os acréscimos previstos no art. 22 da Lei 8.036/1990.
Acerte as contribuições previdenciárias. O contador retifica ou envia as declarações das competências passadas e emite as guias com juros e multa de mora.
Organize férias e décimo terceiro. Os décimos terceiros vencidos devem ser pagos, e as férias vencidas precisam ser concedidas ou acertadas. Férias concedidas fora do prazo legal são devidas em dobro (art. 137 da CLT), o que entra na conta.
Verifique a convenção coletiva. Se o salário pago estava abaixo do piso da categoria, as diferenças também precisam ser acertadas.
Documente tudo e cuide da saúde e segurança. Exame admissional, ficha de entrega de EPI, treinamentos obrigatórios e controle de jornada, quando a empresa tem mais de 20 empregados no estabelecimento (art. 74, § 2º, da CLT).

Um cuidado importante: não peça ao funcionário que assine declaração de que “não tem nada a receber” ou de que “começou agora”. Esse tipo de documento é nulo pelo art. 9º da CLT e, numa ação, vira prova contra a empresa. A regularização séria é a que paga o que é devido e deixa registro de cada pagamento.

E quando a pessoa já saiu da empresa

Se o trabalhador já foi embora, o registro retroativo ainda é possível e recomendável, junto com o pagamento das verbas rescisórias. A diferença é que o acerto passa a ter cara de negociação, porque o ex-funcionário pode discordar da data, do salário ou de horas extras.

Para encerrar a questão com segurança, a CLT oferece o acordo extrajudicial homologado pela Justiça do Trabalho (arts. 855-B a 855-E). Empresa e trabalhador apresentam juntos uma petição com os termos do acordo, cada um com advogado próprio, e o juiz analisa e homologa. A quitação vale nos termos do que foi homologado, o que dá à empresa uma segurança que um recibo assinado no balcão não dá. Lembre também do prazo: passados dois anos do fim do contrato, o trabalhador não pode mais cobrar as verbas, mas o pedido de anotação para fins previdenciários continua possível.

Recebi a fiscalização ou a ação: o que fazer nos primeiros dias

Se a notificação já chegou, ainda há bastante a fazer, e os primeiros dias contam:

Auto de infração: o prazo de defesa administrativa é de 10 dias (art. 629, § 3º, da CLT). Leia o auto com atenção, porque a quantidade de empregados apontados e o enquadramento da empresa como ME ou EPP mudam o valor da multa.
Ação trabalhista: anote a data da audiência e reúna tudo o que mostra como a relação funcionava: mensagens, pagamentos, quem definia horário, se havia substituição. Às vezes a relação era realmente autônoma ou eventual e há defesa de mérito. Outras vezes a melhor estratégia é reconhecer o vínculo e discutir valores, datas e jornada.
Não altere documentos. Criar contratos ou recibos com data antiga depois da notificação é o erro mais caro que existe nessa fase.
Avalie o acordo cedo. Nas ações de vínculo, uma proposta bem calculada antes da instrução costuma custar menos do que a condenação, que soma correção, juros, honorários e multas.

Como contratar certo daqui para frente

Nem toda necessidade de mão de obra precisa virar um contrato por prazo indeterminado. A CLT e leis próprias oferecem formatos legais para cada situação, todos registrados:

Contrato de experiência, de até 90 dias, para avaliar o funcionário antes de efetivar.
Contrato a tempo parcial (art. 58-A da CLT), para quem trabalha poucas horas por semana com regularidade.
Contrato intermitente (art. 452-A da CLT), para demanda que vem e vai, com convocação e pagamento por período trabalhado.
Trabalho temporário (Lei 6.019/1974), por meio de empresa de trabalho temporário, para a substituição transitória de pessoal permanente ou para demanda complementar de serviços.
Autônomo de verdade (art. 442-B da CLT), quando a pessoa realmente define como, quando e de onde trabalha.

A escolha certa depende da rotina que a empresa vai praticar, não do nome dado ao contrato. Detalhamos as diferenças entre esses formatos em Contrato de trabalho: tipos, riscos e cuidados ao contratar.

Perguntas frequentes

Posso deixar o funcionário sem registro durante o período de experiência?

Não. O contrato de experiência é um contrato de trabalho e precisa ser registrado desde o primeiro dia. Os dados mínimos vão ao eSocial até o dia anterior ao início, e a carteira digital deve ser anotada em até 5 dias úteis.

Qual é a multa por funcionário sem registro?

R$ 3.000 por empregado não registrado, acrescidos de igual valor em cada reincidência, ou R$ 800 por empregado para microempresa e empresa de pequeno porte (art. 47 da CLT). A fiscalização pode autuar já na primeira visita, porque essa infração é exceção à dupla visita.

Se o próprio funcionário pediu para não ser registrado, a empresa fica protegida?

Não. O registro é obrigação do empregador e os direitos trabalhistas não podem ser renunciados por acordo individual. Uma declaração nesse sentido não tem valor para afastar o vínculo.

Até quando o ex-funcionário pode entrar com ação pedindo o vínculo?

Até dois anos depois do fim do contrato, cobrando as verbas dos últimos cinco anos contados da data da ação. O pedido de anotação da carteira para fins de prova junto ao INSS não prescreve (art. 11, § 1º, da CLT).

Dá para registrar com data retroativa?

Dá, e é o correto. O eSocial aceita o envio da admissão fora do prazo, com a data real de início. Junto com o registro, a empresa recolhe o FGTS e as contribuições em atraso e acerta férias e décimo terceiro.

A falta de registro gera indenização por dano moral?

Não automaticamente. O TST fixou, no Tema 60 dos recursos repetitivos, que a ausência de anotação na carteira não gera dano moral presumido. O trabalhador precisa comprovar um prejuízo concreto além das verbas que deixou de receber.

Funcionário que trabalha poucos dias por semana precisa ser registrado?

Precisa, se o trabalho se repete, tem horário definido pela empresa e é remunerado. Jornada curta não é o mesmo que trabalho eventual. Para esses casos existem o contrato a tempo parcial e o contrato intermitente, ambos registrados.

O ponto que fica

Ter um funcionário sem registro é um problema comum e, na maior parte das vezes, resolvível. O que define o tamanho da conta é quem toma a iniciativa: quando é a empresa, ela escolhe o momento, organiza os valores e paga encargos menores. Quando é a fiscalização ou o próprio trabalhador, a conta chega com multas, juros e honorários.

Se você tem alguém trabalhando sem carteira assinada, ou recebeu uma notificação sobre isso, vale olhar a situação com números antes de decidir. Fale com a nossa equipe de Direito do Trabalho e entenda qual é o caminho mais seguro para regularizar.

Fontes oficiais consultadas

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Emílio Jucinsky Advogado · Sócio-fundador

Advogado sócio-fundador do Jucinsky & Caliari, com mais de 13 anos de experiência e especialista em Direito Empresarial e Bancário. Coordena as áreas de contencioso e processual do escritório.

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