Minha empresa recebeu um processo trabalhista: o que fazer nos primeiros dias

Por Emílio Jucinsky, diretor do escritório Jucinsky & Caliari Advogados.

A notificação chega numa terça-feira qualquer. Às vezes vem pelo correio, endereçada à empresa, com o nome de um ex-funcionário que saiu há oito meses e com quem ninguém imaginava ter problema. Às vezes aparece no Domicílio Judicial Eletrônico, que o contador acessou por acaso. Em muitos casos, quem descobre é a recepcionista, que guarda o envelope na gaveta porque “parecia coisa do banco”. Quando o dono finalmente lê, a audiência está marcada para dali a duas semanas e a petição tem quarenta páginas de pedidos com valores que somam mais do que o faturamento de um mês.

A reação mais comum é uma mistura de susto e indignação. Ligar para o ex-funcionário para “resolver de boa”, pedir ao gerente que diga ao juiz que a pessoa nunca fez hora extra, esperar o dia da audiência para ver o que acontece. Nenhuma dessas atitudes ajuda, e algumas pioram bastante a situação. O processo trabalhista tem um ritmo próprio, mais rápido que o da Justiça comum, e boa parte do resultado se decide na primeira semana, antes mesmo de a empresa sentar diante do juiz.

Este artigo é sobre essa primeira semana. Explica como confirmar que a notificação é verdadeira, quais prazos começam a correr, que documentos separar, quem pode representar a empresa na audiência, quando o acordo faz sentido e o que acontece se a decisão vier contra. Com organização, a maioria dos processos trabalhistas se resolve de forma previsível e com custo bem menor do que o valor pedido na petição.

Direto ao ponto: confira a autenticidade da notificação no site do Tribunal Regional do Trabalho, anote a data e o horário da audiência e procure um advogado logo nos primeiros dias, porque a defesa e os documentos precisam estar no processo até a audiência (art. 847 da CLT). No dia marcado, a empresa precisa estar presente por um preposto que conheça os fatos (art. 843, § 1º); se ninguém comparecer, a empresa é declarada revel e os fatos narrados pelo ex-empregado tendem a ser tomados como verdadeiros (art. 844). Reúna contrato, recibos, controle de ponto, comprovantes de FGTS e o termo de rescisão, e avalie com calma se um acordo vale mais do que a disputa.

Primeiro passo: confirme que o processo existe e anote as datas

Antes de qualquer coisa, tenha certeza de que a notificação é verdadeira. Golpes usando o nome da Justiça do Trabalho se tornaram frequentes: mensagens por WhatsApp ou e-mail falando em “processo em nome da empresa”, com boleto para “acordo imediato” ou link para “consultar a ação”. A Justiça do Trabalho não cobra acordo por boleto enviado em mensagem, e nenhum advogado sério pede pagamento antes de a empresa ver o processo.

A conferência é simples. Com o número do processo, que segue o padrão de vinte dígitos (algo como 0020123-45.2026.5.04.0301), qualquer pessoa consulta a ação na página do Tribunal Regional do Trabalho da região. No Rio Grande do Sul, é o TRT da 4ª Região. Ali aparecem o nome das partes, a vara, a data da audiência e os documentos que o ex-empregado juntou. Se o número não existe ou os dados não batem, não pague nada e não responda à mensagem.

Confirmado o processo, anote três informações num lugar que todos os responsáveis vejam: a data em que a notificação chegou, a data e o horário da audiência e a modalidade (presencial, telepresencial ou mista). A CLT manda que a audiência seja marcada para a primeira data livre depois de cinco dias, contados de quando a empresa recebe a notificação (art. 841). Quando a notificação vai pelo correio, o Tribunal Superior do Trabalho presume que ela chegou 48 horas depois de postada (Súmula 16); se ela chegou depois disso, ou não chegou, cabe à empresa provar. Em outras palavras, guardar o envelope e anotar quando ele chegou não é detalhe.

E se a citação veio pelo Domicílio Judicial Eletrônico?

Desde 2024, a Justiça do Trabalho usa o Domicílio Judicial Eletrônico, a plataforma do Conselho Nacional de Justiça que concentra citações e intimações de empresas. O cadastro é obrigatório para empresas públicas e privadas. Microempresas e empresas de pequeno porte com e-mail cadastrado na Redesim ficam dispensadas do cadastro próprio, porque esse e-mail passa a ser usado para as comunicações; as que não têm esse cadastro precisam se cadastrar. Pelo Código de Processo Civil, a empresa tem três dias úteis para confirmar o recebimento da citação eletrônica (art. 246, § 1º-A). Se não confirmar, a citação é refeita por outro meio, mas a empresa precisa explicar, na primeira oportunidade, por que não confirmou; sem justa causa, a omissão pode ser punida com multa de até 5% do valor da causa (art. 246, §§ 1º-B e 1º-C). Já há registro de varas do trabalho aplicando essa multa. Vale combinar com o contador ou com o setor administrativo quem acessa o Domicílio e com que frequência.

Leia a petição com atenção, pedido por pedido

Desde a reforma trabalhista, cada pedido da petição inicial precisa trazer um valor (art. 840, § 1º, da CLT). Isso ajuda a empresa a enxergar o tamanho de cada problema. Uma ação de R$ 180 mil costuma ser a soma de dez ou quinze pedidos diferentes: horas extras, intervalo, adicional de insalubridade, diferenças de comissão, FGTS, dano moral. Alguns são frágeis, outros têm fundamento, e é essa separação que orienta a estratégia.

Ao ler, marque três coisas. Primeiro, o período cobrado: o trabalhador pode reclamar os últimos cinco anos, desde que entre com a ação em até dois anos depois do fim do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição e art. 11 da CLT). Pedido de período mais antigo tende a ser alcançado pela prescrição. Segundo, os fatos que o ex-empregado afirma, como horário de entrada e saída, funções, salário pago “por fora”. Terceiro, quais documentos ele juntou, porque eles mostram o que ele já tem para provar e o que a empresa precisa contrapor.

Nessa leitura, o mais útil é ser honesto internamente. Se a pessoa de fato fazia hora extra sem registro, ou se havia pagamento por fora, o advogado precisa saber disso antes de montar a defesa. Negar no processo o que todos na empresa sabem que aconteceu costuma terminar mal quando as testemunhas falam, e ainda tira a chance de negociar no momento em que o acordo é mais barato.

O que fazer nos primeiros dias

1. Procure um advogado cedo

O prazo parece longo até alguém perceber que faltam três dias para a audiência e ninguém localizou os cartões de ponto de 2023. A defesa e os documentos podem ser enviados pelo sistema eletrônico até a audiência (art. 847, parágrafo único, da CLT), e alguns juízes fixam prazo anterior para isso na própria notificação. Contratar o advogado na primeira semana dá tempo para ler a petição, pedir os documentos certos, conversar com quem conviveu com o ex-funcionário e calcular o valor real do risco.

2. Separe os documentos do contrato

A prova trabalhista é, em grande parte, documental. Quem tem documento bem guardado decide boa parte do processo antes da audiência. A tabela abaixo resume o que procurar e para que cada coisa serve.

O controle de ponto merece atenção especial. Empresa com mais de 20 trabalhadores no estabelecimento é obrigada a registrar a jornada (art. 74, § 2º, da CLT). Se a empresa obrigada não apresenta os cartões sem justificativa, o TST entende que se presume verdadeira a jornada descrita pelo empregado, presunção que pode ser derrubada por outras provas (Súmula 338, I). Por isso a pergunta “onde estão os pontos?” deve ser feita no primeiro dia.

3. Não procure o ex-empregado para resolver por fora

É compreensível a vontade de ligar e conversar, principalmente quando havia uma relação de confiança. Mas a conversa direta raramente resolve e pode gerar prova contra a empresa: uma mensagem dizendo “você sabe que eu sempre te paguei certinho por fora” vira documento no processo. Se houver interesse em acordo, a negociação deve passar pelos advogados das duas partes, com proposta registrada.

O mesmo cuidado vale para os empregados que podem ser testemunhas. Pressionar alguém a depor de um jeito ou outro, ou demitir quem foi chamado a depor, expõe a empresa a novas ações e compromete a credibilidade da defesa. O que se pode e deve fazer é conversar com as pessoas que conviveram com o ex-funcionário para entender os fatos, com o advogado, sem orientar o que elas vão dizer.

4. Escolha bem quem vai representar a empresa

Na audiência, o dono pode comparecer pessoalmente ou mandar um preposto, que fala em nome da empresa. Desde 2017, o preposto não precisa ser empregado (art. 843, § 3º, da CLT), mas precisa conhecer os fatos, porque tudo o que ele disser obriga a empresa (art. 843, § 1º). Um preposto que responde “não sei” a perguntas básicas sobre jornada, salário ou motivo da demissão pode levar o juiz a presumir verdadeira a versão do ex-empregado sobre aquele ponto.

O ideal é quem acompanhou o dia a dia do trabalhador: o gerente da unidade, o responsável pelo RH, o sócio que fazia a gestão. Leve a carta de preposição assinada por quem representa a empresa, junto com cópia do contrato social, e prepare essa pessoa com o advogado alguns dias antes, revisando os fatos e os documentos.

5. Calcule o risco real antes de pensar em acordo

O valor da causa não é o valor da condenação. Com os documentos em mãos, o advogado consegue estimar quais pedidos têm chance de procedência e quanto eles representariam com juros e correção. É esse número, e não o total da petição, que serve de referência para negociar. Há casos em que a melhor saída é defender tudo até o fim e casos em que um acordo na primeira audiência economiza tempo, custo e desgaste da equipe.

A audiência: o que acontece e quem precisa estar lá

A primeira audiência trabalhista começa com uma tentativa de conciliação (art. 846 da CLT). Se não houver acordo, o juiz recebe a defesa e, conforme a vara e o tipo de processo, já ouve as partes e as testemunhas ou marca uma nova data para isso. Processos de até 40 salários mínimos seguem o rito sumaríssimo, mais rápido, com até duas testemunhas por parte (arts. 852-A e 852-H). Nos demais, cada parte pode levar até três (art. 821). Em regra, as testemunhas comparecem levadas pela própria parte, sem intimação (art. 825), então a empresa precisa avisá-las com antecedência.

Faltar à audiência em que a defesa deveria ser apresentada tem consequência séria. O art. 844 da CLT diz que a ausência do reclamado gera revelia e confissão quanto aos fatos. Desde a reforma, se o advogado da empresa estiver presente, a contestação e os documentos são aceitos mesmo sem o preposto (art. 844, § 5º), o que ajuda, mas não elimina o problema: sem ninguém para depor, os fatos que dependem de prova oral ficam muito mais difíceis de rebater. Imprevisto de saúde só afasta a revelia com atestado médico que declare expressamente a impossibilidade de locomoção do representante no dia (Súmula 122 do TST).

Se a audiência for telepresencial, teste a conexão, a câmera e o áudio na véspera, e garanta que o preposto esteja num lugar silencioso, sozinho e com documento de identidade. Problemas técnicos recorrentes do lado da empresa não costumam ser aceitos como justificativa.

Vale a pena fazer acordo?

A Justiça do Trabalho estimula a conciliação em qualquer fase, e muitos processos terminam assim. O acordo homologado pelo juiz vale como decisão irrecorrível para as partes (art. 831, parágrafo único, da CLT), o que dá segurança jurídica: encerrado o processo, aquela discussão só poderia ser reaberta por ação rescisória (Súmula 259 do TST), e a União mantém o direito de questionar as contribuições previdenciárias. Ele pode ser pago à vista ou em parcelas, com multa em caso de atraso.

Alguns cuidados fazem diferença. O primeiro é a abrangência da quitação: o acordo deve deixar claro se quita só os pedidos do processo ou todo o contrato de trabalho. O segundo é a natureza das parcelas. O acordo precisa indicar o que é verba salarial e o que é indenizatória, porque isso define a contribuição previdenciária e o imposto de renda (art. 832, § 3º, da CLT), e a União pode questionar uma divisão artificial. O terceiro é o fluxo de caixa: aceitar parcelas que a empresa não vai conseguir pagar só troca um problema por outro, agora com multa.

Quando a empresa e o ex-empregado já se entenderam antes de qualquer ação, existe ainda o acordo extrajudicial com homologação na Justiça do Trabalho (art. 855-B da CLT), apresentado em petição conjunta e com advogados diferentes para cada lado. É um caminho útil para encerrar conflitos com segurança, mas não substitui a defesa quando a ação já foi proposta.

Se a decisão for contra: recurso e depósito recursal

Perder em primeira instância não encerra o caso. Cabe recurso ordinário ao Tribunal Regional, mas, ao contrário da Justiça comum, a empresa condenada precisa depositar um valor para recorrer, o depósito recursal (art. 899 da CLT). Desde 1º de agosto de 2026, o limite é de R$ 14.411,57 para o recurso ordinário e de R$ 28.823,14 para o recurso de revista, conforme o Ato SEGJUD.GP nº 381/2026 do TST. Se a condenação for menor que o limite, deposita-se o valor da condenação.

A lei prevê alívios importantes. Microempresas, empresas de pequeno porte, microempreendedores individuais, empregadores domésticos e entidades sem fins lucrativos depositam metade (art. 899, § 9º). Empresas em recuperação judicial, entidades filantrópicas e beneficiários da justiça gratuita são isentos (§ 10). E o depósito pode ser substituído por fiança bancária ou seguro garantia judicial (§ 11), o que preserva o caixa. Esses detalhes precisam ser pensados antes da sentença, porque o prazo do recurso é curto: oito dias.

Também é bom saber que, no processo do trabalho, quem perde paga honorários ao advogado da outra parte, entre 5% e 15% (art. 791-A da CLT). Se o ex-empregado perder parte dos pedidos, também responde por honorários sobre essa parte. Quando ele tem justiça gratuita, a cobrança fica suspensa e só pode ser feita se a situação financeira dele mudar em até dois anos, conforme decidiu o Supremo na ADI 5.766.

Erros comuns nos primeiros dias

• Guardar a notificação e só procurar advogado na semana da audiência, sem tempo de localizar documentos.
• Pagar boleto ou “acordo” recebido por WhatsApp sem conferir o processo no site do Tribunal.
• Mandar à audiência um preposto que não conhece o ex-funcionário nem a rotina dele.
• Negar fatos que os próprios colegas vão confirmar como testemunhas.
• Entrar em contato direto com o ex-empregado ou pressionar quem vai depor.
• Fechar acordo sem discriminar as verbas ou sem definir a quitação.
• Ignorar o Domicílio Judicial Eletrônico, perdendo o prazo de confirmação.

O processo também mostra o que corrigir

Toda ação trabalhista revela algum ponto fraco da gestão: ponto que não era registrado, comissão paga sem recibo, função que mudou sem ajuste de salário, demissão feita sem documentar o motivo. Resolvido o processo, vale usar o que ele ensinou. Revisar o controle de jornada, padronizar recibos e advertências e conferir a convenção coletiva da categoria evita que o mesmo pedido apareça na próxima ação.

Alguns temas aparecem com tanta frequência que já tratamos deles em artigos próprios: o funcionário que trabalhava sem registro, o contratado como PJ que pede vínculo e os erros que fazem a empresa perder a justa causa.

Perguntas frequentes

Quanto tempo a empresa tem para se defender num processo trabalhista?

A defesa pode ser apresentada pelo sistema eletrônico até a audiência (art. 847, parágrafo único, da CLT), e a audiência precisa ser marcada para pelo menos cinco dias depois de a empresa receber a notificação (art. 841). Alguns juízes fixam um prazo anterior na própria notificação. Por isso, o ideal é procurar um advogado já na primeira semana.

O que acontece se a empresa não for à audiência?

A ausência do reclamado gera revelia e confissão quanto aos fatos (art. 844 da CLT), e a versão do ex-empregado tende a ser aceita. Se o advogado comparecer, a contestação e os documentos são recebidos (art. 844, § 5º), mas a falta de quem deponha pela empresa continua prejudicando a defesa. Em caso de doença, a Súmula 122 do TST exige atestado médico que declare expressamente a impossibilidade de locomoção; outros motivos relevantes podem levar o juiz a adiar a audiência (art. 844, § 1º).

Quem pode ser preposto da empresa?

Qualquer pessoa que conheça os fatos, mesmo que não seja empregada (art. 843, §§ 1º e 3º, da CLT). O que ela disser obriga a empresa, então convém escolher quem acompanhou o trabalho do ex-funcionário e prepará-la antes da audiência.

Como saber se a notificação do processo trabalhista é verdadeira?

Consulte o número do processo no site do Tribunal Regional do Trabalho da região (no Rio Grande do Sul, o TRT da 4ª Região) ou no Domicílio Judicial Eletrônico. Desconfie de mensagens por WhatsApp ou e-mail com boleto para acordo imediato: a Justiça do Trabalho não cobra acordo dessa forma.

Quanto custa recorrer de uma condenação trabalhista?

Além das custas, a empresa faz o depósito recursal, limitado a R$ 14.411,57 no recurso ordinário a partir de 1º de agosto de 2026 (Ato SEGJUD.GP nº 381/2026 do TST). Microempresas e empresas de pequeno porte pagam metade, empresas em recuperação judicial são isentas, e o depósito pode ser trocado por fiança bancária ou seguro garantia (art. 899, §§ 9º a 11, da CLT).

Vale a pena fazer acordo na primeira audiência?

Depende do risco real, calculado com base nos documentos e na prova que cada lado tem. O acordo homologado encerra a discussão de forma definitiva (art. 831, parágrafo único, da CLT) e pode ser parcelado, mas deve definir a quitação e discriminar as verbas salariais e indenizatórias.

O ex-funcionário pode cobrar quantos anos para trás?

Os últimos cinco anos contados da data em que a ação foi proposta, desde que ela seja ajuizada em até dois anos após o fim do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição e art. 11 da CLT). Pedidos de período anterior tendem a ser alcançados pela prescrição, que a defesa deve alegar.

Como o escritório costuma conduzir

Quando uma empresa recebe uma ação trabalhista, o nosso trabalho começa por uma leitura pedido por pedido, com uma estimativa do risco real de cada um. Em seguida, organizamos os documentos, conversamos com quem acompanhou o contrato e preparamos o preposto para a audiência. Com esse quadro, a empresa decide com segurança se defende todos os pontos, se negocia ou se combina as duas coisas, e ainda sai do processo sabendo o que ajustar na gestão.

Se a sua empresa acabou de receber uma notificação, separe a petição, o contrato e os recibos do ex-funcionário e fale com a nossa equipe de Direito do Trabalho Empresarial. Quanto antes a análise começa, mais caminhos ficam abertos.

Fontes oficiais consultadas

• Decreto-Lei 5.452/1943: Consolidação das Leis do Trabalho (texto compilado, Planalto)
• Constituição Federal, art. 7º, XXIX (Planalto)
• Lei 13.105/2015: Código de Processo Civil, art. 246 (Planalto)
• Lei 13.467/2017: reforma trabalhista (Planalto)
• Resolução CNJ nº 455/2022: Portal de Serviços do Poder Judiciário e Domicílio Judicial Eletrônico (arts. 15 e seguintes)
• Súmulas do TST: 16, 122, 259 e 338
• Novos valores do depósito recursal a partir de 1º/08/2026 (Ato SEGJUD.GP nº 381/2026 do TST)
• STF: ADI 5.766 (honorários e justiça gratuita no processo do trabalho)
• TRT da 4ª Região: consulta processual

Este conteúdo tem finalidade informativa e não substitui a análise do caso concreto.